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Questo programma è un file-modello di EXCEL in cui sono implementate delle macroistruzioni estremamente potenti e flessibili che consentono di utilizzare Excel a norma con le citate disposizioni del Codice privacy e delle Autorizzazioni del Garante.
In pratica, questo programma costituisce il nuovo modo di utilizzare Excel dopo l'entrata in vigore della normativa Privacy.
N.B. Excel è un marchio registrato Microsoft. E' necessario già averne acquistata la licenza da Microsoft, altrimenti il nostro programma non può funzionare.
a) non li veda associati a uno specifico interessato in quelle operazioni in cui non è necessario e che, pertanto, possono essere eseguite in forma anonima (esempio: analisi statistiche, raffronti, ecc.)
b) nelle operazioni svolgibili con soli dati comuni, in cui non serve visualizzare i dati sensibili o giudiziari, non li veda inutilmente ma siano oscurati temporaneamente.Queste situazioni si realizzano, per esempio, quando si svolgono analisi statistiche su un data-base oppure quando si lavora soltanto su certi dati e non su tutti (questo avviene quasi sempre in fase di consultazione).
Possono sembrare misure eccessive, però - come abbiamo premesso - è obbligatorio possedere un programma di questo tipo PRIMA di detenere dati sensibili come condizione per essere autorizzati a ciò. Inoltre è obbligatorio utilizzare un programma informatico che abbia questo tipo di funzioni in tutti i casi in cui si trattino dati personali.
E' possibile averlo in prova prima di acquistarlo
1) con la funzione <FiltroZero> ( cioè con nessun filtro) lavora come in un normale foglio Excel: si usa per il caricamento dei dati e per le operazioni in cui sia indispensabile vedere contestualmente sia tutti i dati sensibili/giudiziari sia l'identità dell'Interessato. Con <FiltriPrivacy> si lavora normalmente come in un qualsiasi foglio di Excel (comprese operazioni matematiche, ecc.), però il programma è in grado di presentare lo stesso foglio con mascherati tutti gli elementi non necessari (ed eventualmente sostituendoli con un codice identificativo segreto ma verificabile in caso di bisogno) proprio come è prescritto.
2) quando l'operazione da eseguire può essere svolta senza visualizzare certi dati, in particolare sensibili o giudiziari, con la funzione <FiltroDati> oscura i dati collocati nelle colonne che scegli di oscurare.
3) quando l'operazione da eseguire può essere svolta utilizzando dati anonimi, con la funzione <FiltroIdentità> sostituisce il nome delle persone con un codice, oscura gli altri dati identificativi, nonché cambia l'ordine di successione delle registrazioni in modo da rendere provvisoriamente impossibile identificare l'Interessato cui si riferiscono i dati. Possono essere contemporaneamente oscurati anche dati sensibili o giudiziari non necessari all'operazione da svolgere. In caso di bisogno, una tabella a parte consente, di risalire all'identità dell'interessato cui si riferisce una certa registrazione.
In qualche caso, bisogna fare delle modifiche al vecchio file affinché la struttura sia compatibile: tutti i dati dello stesso tipo devono essere nella stessa colonna o nelle stesse colonne; ogni elemento dell'elenco (o voce o registrazione) deve occupare lo stesso numero di righe (eventualmente bisogna aggiungere righe vuote).